Бумаги требуют порядка

Председатель и правление любого дачного или садоводческого объединения обязаны правильно и грамотно оформлять документы, относящиеся к жизни СНТ. Однако мало в каком объединении садоводов и огородников документы в порядке. А уж книги регистрации, можно сказать, и вовсе библиографическая редкость. Чем чревата такая небрежность и как должно быть поставлено делопроизводство, рассказывает юрист А. Тимошенкова.

Как нередко проводятся общие собрания в СНТ? Быстренько считаются поднятые руки голосовавших, чуть ли не «на коленке» записываются «основные» тезисы собрания. Мало где готовят общее собрание тщательно, так, как положено: заводят листы регистрации присутствующих, составляют доверенности на право голосования и т.д. Неоднократно читала в протоколах собраний: «кворум имеется». Однако, если нет листа регистрации c записями в нем и росписями садоводов, как вы сможете доказать, что кворум (необходимое для принятия решения число членов объединения) был на собрании? Или, скажем, Сидоров имел право голосовать за Иванова? А ведь при возникновении конфликтной ситуации и слушании дела в суде вам прежде всего придется представить правильно оформленные документы.

Знаю случай, когда подделка протокола общего собрания СНТ чуть не стала причиной ликвидации объединения.

Не хотите попасть в подобную ситуацию? Тогда вплотную займитесь делопроизводством, наведите порядок в бумагах СНТ или ДНТ. Неплохо, хотя бы на первых порах, привлечь к этой работе юриста.

Заведите регистрационные книги. Их должно быть как минимум две: книга учета протоколов общих собраний и книга учета решений правления. Книги необходимо пронумеровать, прошнуровать и скрепить сургучной печатью за подписью председателя правления. Поручите вести и хранить книги ответственному лицу.

Имейте в виду: подготовка к каждому общему собранию начинается с решения правления, на котором назначается дата и время проведения общего собрания, намечается повестка дня. Желательно вести регистрационные книги с перечнем хранящихся в архиве решений и протоколов.

За две недели до собрания разошлите письма с информацией садоводам: дата, время, место проведения собрания, повестка дня. Развесьте объявления о собрании на территории СНТ.

К каждому протоколу общего собрания следует иметь приложения: регистрационный лист с подписями присутствующих на собрании членов СНТ и подшитые к делу доверенности на участие в собрании и голосовании, которые выдает СНТ.

Выберите садовода, ответственного за ведение протоколов и оформление решений общих собраний и правления. Перед каждым мероприятием, будь то собрание правления или общее собрание, обычно выбирают секретаря. Он должен не только записать все, о чем говорилось на мероприятии, но и грамотно оформить протокол. Советую приобрести цифровой диктофон. Запись с диктофона можно расшифровать, а в дальнейшем хранить на диске как доказательство. Согласитесь, секретарь не всегда успевает все тщательно записать, отсюда порой ошибки в протоколе.

А как быть, если обнаружите, что протокол был подделан?

Во-первых, немедленно обратитесь в прокуратуру с письменным заявлением. Уголовная ответственность за подделку документов предусмотрена статьей 327 Уголовного кодекса Российской Федерации.

В заявлении укажите данные о себе и контактные адрес и телефон. Подробно изложите суть происшедшего, по возможности сошлитесь на законы, которые, по вашему мнению, были нарушены.

С момента сдачи заявления в прокуратуру ежедневно справляйтесь у его сотрудников, как идет работа с вашим заявлением. Иначе его рассмотрение может затянуться.

Во-вторых, созовите внеочередное общее собрание. Обсудите на нем сложившуюся ситуацию и признайте поддельный протокол недействительным.

В-третьих, направьте в необходимые инстанции так называемые «сторожевые» письма. Это письма-предупреждения о готовящемся правонарушении. К примеру, вы подозреваете, что лица, подделавшие протокол, могут обратиться в банк, чтобы снять деньги с расчетного счета. Чтобы этого не произошло, заранее направьте в банк письмо, подробно изложите в нем обстоятельства дела и предупредите банк, что данные лица могут подать поддельные документы.

В-четвертых, приведите в надлежащий порядок внутренние документы объединения. Оформите без ошибок, как орфографических, так и правовых, решения исполнительных органов - правления и председателя, протоколы общих собраний.